Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand Oktober 2026. Sie beschreibt den technischen Stand dieser Website.

1. Verantwortlicher

Vision Tennis Academy GbR
Elvekumer Weg 19
41542 Dormagen
Deutschland

Telefon: +49 1512 9409005
E-Mail: info@vision-tennis.de

2. Grundsatz

Diese Website ist überwiegend eine statische Seite. Sie setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste, bindet keine externen Schriftarten, Karten, Videos oder Social-Media-Plugins ein und enthält kein klassisches Kontaktformular. Beim Besuch werden ausschließlich die Daten verarbeitet, die für die Auslieferung der Seiten technisch notwendig sind. Ausnahmen sind der Website-Chat (Abschnitt 5) und der Kontakt über WhatsApp (Abschnitt 6).

3. Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird auf einem Server der Strato AG, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Beim Abruf der Seiten werden automatisch Zugriffsdaten in Server-Logfiles gespeichert, insbesondere:

IP-Adresse des anfragenden Geräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
übertragene Datenmenge und Meldung über den Abruf
verwendeter Browsertyp und dessen Version sowie das Betriebssystem
gegebenenfalls die zuvor besuchte Seite (Referrer)

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb und in der Sicherheit der Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt.

Der Server steht in Deutschland. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland findet im Rahmen des Hostings nicht statt. Mit der Strato AG besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (etwa Name, Kontaktdaten, Alter und Spielstärke der anzumeldenden Person) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen.

Verarbeitung von E-Mails: Eingehende E-Mails werden in unserem System „Ace“ auf unserem eigenen Server gespeichert, damit wir sie beantworten und den Verlauf einer Anfrage nachvollziehen können. Zur Erstellung von Antwortvorschlägen werden Inhalt und Absenderangabe zusätzlich durch KI-Dienste verarbeitet, in erster Linie durch die Anthropic Ireland, Limited, ergänzend durch die OpenAI Ireland Ltd. Mit beiden besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Einzelheiten in Abschnitt 5).

Automatisierte Antworten: Auf einen Teil der E-Mail-Anfragen antwortet ein KI-System selbstständig, ohne dass ein Mensch die Antwort zuvor freigibt. Wir weisen in der ersten automatisch erzeugten Antwort ausdrücklich darauf hin. Sie können jederzeit um eine persönliche Antwort bitten; es genügt eine kurze Nachricht.

Speicherdauer: Inhalt, Betreff und Absenderangabe einer E-Mail werden spätestens 365 Tage nach der Nachricht automatisch aus unserem System entfernt. Erhalten bleibt danach nur eine anonyme Zählung ohne Personenbezug. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, etwa für Unterlagen zu einem abgeschlossenen Trainingsvertrag, bleiben unberührt.

Nachrichten zu Ihrer Anfrage und zur Schnupperstunde: Wenn Sie eine Schnupperstunde anfragen, erhalten Sie von uns gegebenenfalls eine Bestätigung mit Termin, eine Erinnerung kurz vor dem Termin und danach eine Nachfrage mit dem Link zur Anmeldung. Kommt darauf keine Antwort, fragen wir höchstens noch einmal nach. Die Bestätigung kann einen persönlichen Link enthalten, über den Sie ohne Anmeldung zu- oder absagen können. Wir speichern dabei nur Ihre Antwort und den Zeitpunkt. Der Link gilt bis zum Termin, und die Angaben werden mit den übrigen Daten zur Schnupperstunde gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage), hilfsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Möchten Sie keine weiteren Nachrichten erhalten, genügt eine kurze Antwort.

Teilnahme und Spielstärke bei der Schnupperstunde: Wir halten fest, ob die angemeldete Person an der Schnupperstunde teilgenommen hat, und ihre Spielstärke – die Angabe aus dem Anmeldeformular und die Einschätzung unserer Trainerin oder unseres Trainers nach der Stunde, auch als kurze Stichworte (z. B. „sichere Vorhand, Beinarbeit üben“) –, damit wir eine passende Gruppe vorschlagen können. Unsere Trainerinnen und Trainer sehen dafür nur Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens der Personen ihres eigenen Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise lit. f. Name, Kontaktangaben und Spielstärke samt Einschätzung werden spätestens 365 Tage nach dem Termin aus unserem System entfernt; danach bleibt nur eine anonyme Zählung.

Offenes Training: Bei unserem offenen Training halten wir fest, wer an welchem Termin teilgenommen hat (Name, Kontaktangaben nur, wenn Sie sie uns geben), sowie die Spielstärke und eine kurze Einschätzung in Stichworten durch unsere Trainerin oder unseren Trainer, um das Training zu organisieren, passende Gruppen vorzuschlagen und Interessierte nach einer Schnupperstunde weiter zu begleiten. Unsere Trainerinnen und Trainer sehen dafür nur Vornamen und den ersten Buchstaben des Nachnamens. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, hilfsweise lit. f. Die Angaben, auch Spielstärke und Einschätzung, werden spätestens 365 Tage nach dem Termin aus unserem System entfernt; danach bleibt nur eine anonyme Zählung.

Weitergabe an den Verein: Unser Training findet auf den Anlagen des TC Dormagen, des TC Ford Köln und des Uedesheimer TV statt. Der jeweilige Verein berechnet uns die Platznutzung je Teilnahme am offenen Training und erhält dafür eine Liste mit Datum, Uhrzeit, Gruppe und Namen – ohne Kontaktdaten, Alter, Spielstärke oder Einschätzung; Teilnehmende einer Schnupperstunde stehen nicht darauf. Der Verein nutzt die Liste als eigener Verantwortlicher nur zur Abrechnung; das ist mit den Vereinen so vereinbart. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (korrekte Abrechnung der Platznutzung). Sie können dem widersprechen (Art. 21 DSGVO).

5. Website-Chat

Diese Website bindet einen Chat-Assistenten ("Ace") ein, mit dem Sie Fragen zu Training, Standorten und Anmeldung direkt im Browser stellen können. Der Chat setzt keine Cookies. Beim Öffnen des Chats wird lediglich eine zufällige Sitzungs-ID im sessionStorage Ihres Browsers abgelegt, damit die einzelnen Nachrichten eines Gesprächs zusammengehalten werden können; diese wird automatisch gelöscht, sobald Sie den Browser-Tab schließen, und nicht automatisch mit anderen Anfragen an unseren Server mitgesendet.

Ihre Chat-Nachrichten werden an unseren eigenen Server übermittelt und dort zur Erstellung einer Antwort mit Hilfe von KI-Diensten verarbeitet. Der Gesprächsverlauf wird bei uns gespeichert, um die Anfrage nachvollziehen und beantworten zu können.

KI-Dienste (gilt auch für E-Mail und WhatsApp): Die Antworten erstellt in erster Linie das KI-Modell „Claude“ der Anthropic Ireland, Limited, 6th Floor, South Bank House, Barrow Street, Dublin 4, D04 TR29, Irland. Mit Anthropic besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Anthropic speichert die Daten in den USA; die Berechnung einer Antwort kann auch in anderen Ländern außerhalb der EU stattfinden. Für diese Übermittlung gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Anthropic verwendet die Daten nicht zum Training seiner Modelle und löscht sie innerhalb von 30 Tagen. Nur bei einem Verstoß gegen die Nutzungsrichtlinien von Anthropic oder soweit gesetzlich vorgeschrieben werden sie länger aufbewahrt, höchstens 2 Jahre.

Um ähnliche frühere Anfragen zu finden, nutzen wir außerdem die OpenAI Ireland Ltd. (bzw. deren Muttergesellschaft OpenAI, L.L.C., USA). Dorthin geht der Text einer Nachricht, damit daraus eine Zahlenfolge („Embedding“) berechnet wird; diese speichern wir auf unserem eigenen Server. Ist Anthropic vorübergehend nicht erreichbar, beantwortet OpenAI einzelne Anfragen ersatzweise. Auch mit OpenAI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag.

Speicherdauer: Inhalt und Absenderangabe eines Chat-Verlaufs werden spätestens 365 Tage nach der Nachricht automatisch entfernt. Erhalten bleibt danach nur eine anonyme Zählung (Zeitpunkt und Thema der Anfrage) ohne Personenbezug.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer schnellen, unkomplizierten Beantwortung von Interessentenanfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung eines Trainingsvertrags dient.

6. Kontakt über WhatsApp

Sie können uns über die im Chat-Fenster verlinkte Nummer auch per WhatsApp erreichen. Schreiben Sie uns dort, verarbeiten wir Ihre Telefonnummer, Ihren bei WhatsApp hinterlegten Profilnamen, den Inhalt Ihrer Nachrichten sowie die zugehörigen Metadaten (Zeitpunkt, Nachrichtenkennung, Zustellstatus) — ausschließlich, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage der Anbahnung oder Erfüllung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen auf dem von Ihnen gewählten Weg).

Empfänger: Der Nachrichtenverkehr läuft technisch über die WhatsApp Business Platform der WhatsApp Ireland Ltd. bzw. Meta Platforms Ireland Ltd.; eine Verarbeitung durch die US-Muttergesellschaft Meta Platforms, Inc. ist dabei nicht ausgeschlossen. Wir nutzen ausschließlich die Cloud-Programmierschnittstelle, kein Adressbuch und keine Kontaktliste von uns wird an Meta übermittelt. Zur Erstellung von Antwortvorschlägen werden Nachrichteninhalte zusätzlich durch die KI-Dienste von Anthropic und OpenAI verarbeitet (Auftragsverarbeitungsverträge vorhanden, siehe Abschnitt 5).

Automatisierte Antworten: Auf einen Teil der Anfragen antwortet ein KI-System selbstständig, ohne dass ein Mensch die Antwort zuvor freigibt. Wir weisen in der ersten automatisch erzeugten Antwort eines Gesprächs ausdrücklich darauf hin. Sie können jederzeit um eine persönliche Antwort bitten; es genügt eine kurze Nachricht.

Speicherdauer: Inhalt, Absenderangabe und Telefonnummer einer WhatsApp-Konversation werden spätestens 365 Tage nach der Nachricht automatisch aus unseren Systemen entfernt. Erhalten bleibt danach nur eine anonyme Zählung ohne Personenbezug. Auf die Speicherung bei WhatsApp selbst haben wir keinen Einfluss; hierfür gelten die Datenschutzbestimmungen von Meta.

7. Externe Links

Diese Website verlinkt auf Angebote Dritter, insbesondere auf das Buchungssystem Sportision, die Websites der Partnervereine, unsere Profile bei Instagram und Facebook sowie den WhatsApp-Kontakt im Chat-Fenster (siehe Abschnitt 6). Beim Anklicken eines solchen Links verlassen Sie diese Website; es gelten dann die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters. Vor dem Klick werden keine Daten an diese Anbieter übertragen.

8. Trainingsbetrieb

Für die Durchführung des Trainings verarbeiten wir die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), insbesondere Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Gruppen- und Terminzuordnung sowie die für die SEPA-Lastschrift erforderlichen Bankdaten. Steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an info@vision-tennis.de.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

11. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Funktionen der Website oder die Rechtslage ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte Fassung.

Privacy information – summary in English

As of October 2026. This is a summary of the German privacy policy above; the German version is legally binding.

Controller: Vision Tennis Academy GbR, Elvekumer Weg 19, 41542 Dormagen, Germany. Phone +49 1512 9409005, e-mail info@vision-tennis.de.

Website: The website is hosted on a server of Strato AG in Berlin, Germany, under a data processing agreement. It sets no cookies and uses no analytics or tracking, no external fonts and no social media plugins. When you visit, server log files (IP address, date and time, requested page, browser and operating system, referrer) are processed to run the website securely (Art. 6(1)(f) GDPR).

Contacting us (e-mail, phone, website chat, WhatsApp): We process the data you send us, such as name, contact details, age and playing level of the player and the content of your message, to answer your enquiry and to arrange a trial lesson or training (Art. 6(1)(b) GDPR; otherwise Art. 6(1)(f) GDPR, our interest in answering enquiries). E-mails, chat and WhatsApp messages are stored in our system “Ace” on our own server. To draft replies, message content is also processed by the AI model “Claude” of Anthropic Ireland, Limited (Dublin, Ireland) and, for similarity search and as a fallback, by OpenAI Ireland Ltd., each under a data processing agreement. Anthropic does not use the data for model training and deletes it within 30 days, unless it is flagged for a usage policy violation or must be kept by law (up to 2 years). WhatsApp messages are transmitted via the WhatsApp Business Platform of WhatsApp Ireland Ltd. / Meta Platforms Ireland Ltd. The website chat sets no cookie; it only stores a random session ID in your browser's sessionStorage, which is deleted when you close the tab.

Automated replies: Some e-mail and WhatsApp enquiries are answered by an AI system without prior human review. We say so in the first automated reply. You can ask for a personal reply at any time; a short message is enough.

Trial lesson: If you request a trial lesson, you may receive a confirmation with the date, a reminder shortly before it and, afterwards, a follow-up message with the link to register; if there is no reply, we follow up at most once more (Art. 6(1)(b) GDPR, alternatively Art. 6(1)(f) GDPR). The confirmation may contain a personal link to confirm or cancel without logging in; we only store your answer and the time, the link is valid until the lesson, and the answer is deleted together with the other trial lesson data. If you do not want any further messages, just reply briefly.

Transfers outside the EU: Anthropic stores data in the USA, and processing may also take place in other countries outside the EU; these transfers are covered by the EU Standard Contractual Clauses. Processing by the US parent companies of OpenAI (OpenAI, L.L.C.) and Meta (Meta Platforms, Inc.) cannot be ruled out.

Retention: The content, subject and sender details of e-mails, chat and WhatsApp conversations are removed from our systems no later than 365 days after the message; only an anonymous count remains. For trial lessons we record attendance and playing level (from the sign-up form and the coach’s assessment); name, contact details and playing level are removed no later than 365 days after the lesson. For our open training sessions we record who attended (name; contact details only if you give them to us); this is removed no later than 365 days after the session. The club on whose courts the session takes place charges us per attendance and receives a list with date, time, group and name (no contact details, age or playing level; trial participants are not included). It uses the list only for billing, as a separate controller (Art. 6(1)(f) GDPR); you may object (Art. 21 GDPR). For training customers we process the data needed for the contract (name, contact details, date of birth, group and schedule, SEPA bank details; Art. 6(1)(b) GDPR). Statutory retention periods remain unaffected.

Your rights: You have the right of access (Art. 15 GDPR), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction of processing (Art. 18), data portability (Art. 20) and to object to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR (Art. 21). A message to info@vision-tennis.de is enough.

Complaints: You have the right to lodge a complaint with a data protection supervisory authority. The competent authority is the Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, Germany.